RFID智能档案综合管理系统

RFID智能档案综合管理系统是一款基于RFID技术为基础的检测、控制、跟踪等智能化综合管理系统，包括实体档案管理、档案室安全管理、档案室环境管理、档案室引导等功能。详见山东东昀电子科技有限公司。

一、RFID技术原理

射频识别，RFID（Radio Frequency Identification）技术，又称无线射频识别，是一种通信技术，可通过无线电讯号识别特定目标并读写相关，而无需识别系统与特定目标之间建立机械或光学接触。

从结构上讲RFID是一种简单的无线系统，只有两个基本器件，该系统用于控制、检测和跟踪物体。系统由一个询问器和很多应答器组成。

二、RFID实体档案管理

1.传统的档案管理方式

档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长，存放次序较易被打乱，查阅耗时长，盘点操作不科学，对失效档案的管理滞后，而且极易容易造成档案丢失，耗时耗力却得不到好的效果。

2. RFID实体档案管理

利用RFID技术的物料跟踪和自动识别，给档案管理带来了自动化和智能化。RFID档案管理系统是由智能档案密集柜、工作台、盘点车、通道门、电子标签等多个智能化设施所构成。

智能档案密集柜摒弃了传统的手动式移动方式和电动移动方式，通过微型主控电脑，显示相关信息，对密集柜进行开合，存取档案更加便宜准确，有效的减少不必要的麻烦。

智能工作台是系统服务器所在处，集电子标签初始化，借阅，归还，档案信息录入等于一体。由一个服务器主机，触摸显示器，读写器组成。

智能盘点要功能：电子标签扫描，档案上架，档案盘点，查漏补缺。

通道门主要功能：RFID标签扫描，非法出入报警。

电子标签主要分为档案标签和档案盒标签，用于智能系统的识别。

3. 智能实体档案管理逻辑。首先生成电子标签，通过对系统录入档案柜信息，档案信息，按照相应的逻辑关系生成数字编号，将数字编号逐个写入电子标签中。其次建立对应关系，使用盘点车、工作台将初始化完毕的电子标签进行对应关系的录入，如档案与档案架标签的关系。再次操作标签，电子标签初始化完毕，建立对应关系后即形成的基于RFID编码的数字信息，通过扫描电子标签可快速的定位档案以及档案所在位置，可对档案进行借入、借出、销毁，远程打开电动密集架等操作。后防盗警报，通道门实时监测电子标签，当未通过正常借阅流程的贴有电子标签的档案靠近通道门时，通道门会发出警报，并通知系统中心，用户可实时看到报警档案的信息。

4. 密集柜智能远程控制。通过端APP远程控制密集柜的开合、停止等操作。

三、档案室安全管理

通过门禁，通道门，摄像头，红外等硬件对库房进行设防、撤防等操作。当档案室库房内设防后检测到非法闯入后随即发出报警。将拍摄信息上传系统。通过集成防火，防漏水等系统可对保证库房内档案的安全。管理员可时间发现漏点进行有效措施。

管理人员通过库房内摄像头可以库房全局进行实时查看。远程打开密集架等操作指令可通过摄像头实时查看效果。

四、档案室环境管理

  主要包括档案室温湿度、消毒净化管理，灯光智能控制管理等。温湿度、消毒净化管理是指管理人员可以实时掌握库房内环境参数，实时调节库房温度，通过加湿除湿一体机可以库房进行消毒，通风等操作。灯光智能控制管理是指管理人员可实时控制库房内照明的开关，系统可设置对于照明时长的要求，自动打开或关闭灯光。

五、档案室引导

档案室引导是指进入档案室查阅、调取档案所按照程序应当必须经过的步骤，需要经过预约、系统管理员的审批、档案管理员的查找调取、记录等。

当前智能信息化时代的汹涌来袭，对档案人而言，重要的就是要思考如何“管好”和“用好”。要“管好”档案文献就是要建设能够适应智能信息化时代的智能档案馆，想“用好”档案文献就是必须在大环境中建设以用户为中心提供服务的档案馆。如果说档案是“鱼”，以往档案工作模式则相当于“池塘”，在大时代，档案部门面对的档案数量规模大、种类繁多，工作模式一定要更灵活更智能化，否则就相当于“大海”。因而，智能档案馆的建设就显得如此重要。智能档案馆的核心理念是智能服务，而档案馆要提供智能服务就要将馆舍、档案、网络、以及用户统一在智能网络中，达到有效挖掘、整合、利用各互动要素产生的海里结构化与非结构化的目的。档案馆在实施 RFID 技术以后，在同样的数目或更少的馆员的情况下，档案馆的资料管理质量会大大地提高。（东昀软件）